【町田市の税理士が解説！】「貸倒れ」発生時の正しい対応と税務処理～損金にするための実務ポイント～

取引先の経営悪化などにより「売掛金が回収できなくなった」「貸したお金が返ってこない」といった状況は、中小企業や個人事業主にとって珍しくありません。こうした貸倒れが発生した場合、税務上の取扱いを誤ると、本来損金にできるはずの金額を経費にできず、課税所得が過大になってしまうこともあります。 では、実際に貸倒れが発生したときに、どんな処理をしていけば良いか、どんなことに注意するべきなのか、そして見落としがちな消費税の取り扱いまでを解説します。

貸倒れとは何か？

取引先の売上を計上したのに、いつまで経っても入金がない。何度催促しても支払われず、最終的にそのまま回収不能となる。これがいわゆる「貸倒れ」です。

税務上は、「債権が回収不能になったとき」に、売掛金や貸付金などの金額を損金（経費）に計上できる場合があります。つまり、貸倒れを適切に処理すれば、課税所得を減らせるということです。

ただし、「回収できそうにないから損金にしたい」と思っても、税務上の要件を満たさないと損金にはできません。形式的な証拠や処理手順を誤ると、税務調査で否認されることもあるため、慎重な判断が必要になります。

貸倒れが損金になるタイミング

貸倒れの損金算入には、大きく３つの区分があります。

それぞれ、状況と必要書類が異なります。

(1) 法律上の貸倒れ

最も分かりやすいケースです。以下のように、法的に債権が消滅したときに損金算入が認められます。

・会社更生法、金融機関等の更生手続の特例等に関する法律、会社法、民事再生法の規定により切り捨てられた場合

・法令の規定による整理手続によらない債権者集会の協議決定および行政機関や金融機関などのあっせんによる協議で、合理的な基準によって切り捨てられた場合

・債務者の債務超過の状態が相当期間継続し、その金銭債権の弁済を受けることができない場合に、その債務者に対して、書面で明らかにした場合

これらは法的な根拠が明確なため、証拠書類（破産手続きの決定通知など）があれば、比較的スムーズに損金にできます。

(2) 事実上の貸倒れ

こちらは、取引先が倒産に至っていなくても、実質的に回収不能と判断できる場合です。

たとえば、

・取引先が経営破綻状態で、営業停止や行方不明になっている

この場合、「回収不能になったと認められることを合理的に説明できる証拠」が必要になりますが、事実上の貸倒では「確実に回収不能なのかどうか」について債権者と税務署の判断に違いが生じるケースがあるため、判断が難しい貸倒れと言われています。

(3) 形式上の貸倒れ

形式上の貸倒れは、売掛債権について認められるもので、債務者との取引停止後１年以上経過した場合や債権よりも回収コストの方が高くついて損をしてしまう場合などに認められます。

たとえば、

・長年取引のある得意先に対して、代金の一部を免除した

・債務者が苦しい状況で、経営再建のために債権の一部を放棄した

このような場合でも、債務者との関係が明確であり、放棄した部分を明確に帳簿処理していることが必要です。単なる「値引き」や「売掛金の取り消し」と区別できるよう、社内で文書を残しておくことが大切です。また、１円以上の備忘価額を決算書に残して、貸倒損失を計上する必要があります。

債権放棄の手続きフロー

債権放棄を行う際の一般的な手続きフローは次の通りです。(あくまで一例です。)

⑴支払いの催促

　まずは取引先に対し、支払いを求める催告を行います。電話やメールのほか、書面での督促状を送るなど、回収の意思を明確に示します。

⑵債務者の経営・財務状況の調査

　相手方が実際に支払い不能の状態かどうかを確認します。財務諸表、登記情報、現地確認などを通じて、回収の見込みがないことを把握します。

⑶債権放棄通知書の作成

　債権の内容、放棄の理由、放棄する金額を明記した書面を作成します。社内で承認を得て、正式な書類として整備します。

⑷内容証明郵便での送付

　債権放棄通知書は、内容証明郵便で債務者に送付します。電話連絡や普通郵便による通知では、税務上の証拠として認められません。

⑸債権放棄通知書の保管

　送付後は、郵便局発行の内容証明書および配達証明書を必ず保管します。これが、税務上「放棄が行われた事実」を示す証拠となります。

貸倒れ発生時の消費税の取り扱い

貸倒れが発生したとき、課税事業者の場合は消費税の処理に注意が必要です。売掛金など、消費税の課税対象となる取引における債権が貸倒れとなると、当初に計上された売上にかかる消費税額が実際の状況に対して過大になります。

そのため、回収不能になった分の消費税額を、その貸倒れが発生した課税期間の消費税額から控除しなければなりません。

例えば、売掛金11,000円（本体価格10,000円＋消費税1,000円）が貸倒れとなった場合、貸倒損失に対応する1,000円分の消費税を、その課税期間の消費税から控除できます。

消費税の納付額は、原則として「売上にかかる消費税額 − 仕入にかかる消費税額」で算出しますが、貸倒れが生じた場合には、売上にかかる消費税額から仕入税額および貸倒損失にかかる消費税額を差し引く形で計算することになります。

ただし、注意点もあります。

貸倒れが発生した年度に免税事業者である場合は、貸倒損失にかかる消費税の控除はできず、免税事業者の期間中に発生した売上についても、その後課税事業者になったとしても貸倒損失にかかる消費税は控除できません。

また、貸付金などの不課税取引における貸倒れについては、そもそも消費税控除の対象外になります。このように、貸倒損失の処理は法人税・所得税だけでなく、消費税にも影響するため、経理処理の段階で漏れがないよう注意しましょう。

まとめ

貸倒れは、どの企業にも起こり得るトラブルです。この時に「回収不能」と認められる根拠をしっかり残し、正しい手順で処理すれば、税務上の損金として認められる場合があります。また、課税事業者の場合は、貸倒れに伴う消費税の控除処理も忘れずに行うことが重要です。

「取引先が払ってくれない」という状況に陥ったら、早めに税理士へ相談し、損金算入の可否と消費税処理を確認しましょう。正しい対応をとることで、余計な税負担を避け、経営への影響を最小限に抑えることができます。