【町田市の税理士が解説！】年末調整の電子化・効率化のポイント～中小企業の社長が知っておきたい2025年版・実務の工夫～

年末が近づくと、経理担当者が慌ただしくなる「年末調整」。従業員の生命保険料控除証明書や扶養控除申告書の回収、控除計算、源泉徴収票の作成など、多くの手続きが集中します。ここ数年はこの煩雑さを減らすために、「電子化」や「クラウド化」の流れが一気に進んでいます。この記事では、2025年分の年末調整に向けて中小企業の社長が知っておきたい「年末調整の電子化・効率化」のポイントを分かりやすく整理します。

年末調整の電子化とは？

「年末調整の電子化」とは、これまで紙で提出・回収していた各種申告書（扶養控除等申告書、保険料控除申告書など）を、電子データで作成・提出・保存できる仕組みのことです。国税庁が提供する「年末調整控除申告書作成用Webサービス」や、freee・マネーフォワード・弥生などのクラウド会計ソフトが対応しています。

電子化により、
– 書類の回収・チェック・転記作業の削減
– 従業員の記入ミス・提出漏れの減少
– 紙の保管コスト・管理リスクの軽減
といったメリットがあります。

2025年の実務で押さえるべき変更点

2025年（令和7年）の年末調整では、次のようなポイントに注意が必要です。

・マイナンバーカード活用の普及促進：生命保険料控除証明書などが電子データで受け取れる仕組みがさらに広がりつつあります。
・電子帳簿保存法との整合性：年末調整関連書類をPDFやクラウド上で保管する場合は、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。
・源泉徴収票の電子交付対応：従業員が希望すれば、源泉徴収票を電子データで交付することが可能です。

実務効率化のコツ

電子化を進める際は、単に「ソフトを導入する」だけでなく、社内体制の整備も重要です。次のステップで進めるとスムーズです。

1️⃣ 事前準備（10月〜）：従業員に電子申告対応の説明を行う／控除証明書の電子データ取得方法を案内
2️⃣ 運用設計（11月）：クラウド会計ソフトのアカウントを整備／回収・確認・承認の流れを明確化
3️⃣ 実施（12月）：電子提出データをもとに税額計算を実行／源泉徴収票の電子交付を行う
4️⃣ 税理士との最終チェック：電子データの保存要件を満たしているか／税額や控除内容に誤りがないか確認

電子化の注意点と導入のポイント

電子化を進める際に特に注意したいのは、次の3点です。
– 従業員のITスキル差への対応：スマートフォン操作に不慣れな方には紙併用も検討。
– データ管理責任の明確化：個人情報を扱うため、アクセス権限やパスワード管理を徹底。
– 税理士との情報連携を密に：クラウドで共有体制を整えることで、計算ミスや申告漏れを防止。

まとめ：年末調整を「効率化のチャンス」に変える

年末調整は、毎年の「定例業務」として流されがちですが、実は社内の経理体制を見直す絶好の機会です。電子化を上手に取り入れることで、経理の手間を減らし、提出・確認のスピードを上げ、ミスを防ぎ、社員の満足度も高める効果が期待できます。小池税理士事務所では、クラウド会計や電子帳簿保存法対応を含め、年末調整の効率化をトータルでサポートしています。「今年こそ電子化を進めたい」「何から始めればいいかわからない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。町田・相模原エリアの企業の皆様に、現場に即した実務アドバイスをお届けします。